Zakres obowiązków
Główne zadania to m.in.:
1. Kompleksowa obsługa administracyjna Rady Naukowej Instytutu, w tym organizacja posiedzeń, przygotowywanie dokumentacji, protokołowanie, bieżąca współpraca z przewodniczącym i sekretarzem;
2. Koordynacja administracyjna konkursów na pracowników naukowych, w tym przygotowywanie zarządzeń, kart do głosowania, obsługa dokumentacji konkursowej;
3. Wsparcie współpracy międzynarodowej poprzez sporządzanie umów i porozumień o współpracy naukowej;
4. Samodzielne prowadzenie spraw administracyjno-biurowych, w tym redagowanie pism, obsługa korespondencji oraz organizacja i rozliczanie delegacji krajowych;
5. Gromadzenie, opracowywanie i udostępnianie informacji o dorobku naukowym pracowników Instytutu;
6. Obsługa informatycznych systemów resortu nauki (m.in. POL-on, PBN, SEDN, SYNABA) oraz innych podmiotów finansujących projekty badawcze (m.in. OSF, Witkac, SOP);
7. Wsparcie działań związanych z parametryzacją Instytutu;
Udział w planowaniu i kontroli budżetów projektów oraz weryfikacji dokumentów pod względem formalno-rachunkowym;
8. Wsparcie w przygotowywaniu dokumentacji do postępowań o udzielenie zamówień publicznych;
9. Tworzenie umów, pism, planów, raportów, prezentacji, sprawozdań, analiz i zestawień na potrzeby działu;
10. Zapewnienie obiegu dokumentów oraz przeprowadzanie projektów zgodnie z obowiązującymi procedurami;
11. Udział w opracowywaniu i aktualizacji wewnętrznych procedur i regulacji;
Dbanie o profesjonalny wizerunek Instytutu w kontaktach wewnętrznych i zewnętrznych.
Wymagania
- Wykształcenie: średnie ogólnokształcące
- Doświadczenie: lata: 2
- Wymagania: obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego, biegła obsługa komputera, Microsoft Office, komunikatywność i wysoka kultura osobista
- Wymagania: - Doświadczenie w pracy administracyjnej (mile widziane w sektorze publicznym, naukowym lub kultury); Wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne, w tym wyczucie w kontaktach z przedstawicielami środowiska naukowego oraz umiejętność dostosowania stylu komunikacji do odbiorcy; - Samodzielność, bardzo dobra organizacja pracy oraz inicjatywa w działaniu i usprawnianiu procesów; - Bardzo dobra znajomość języka polskiego w mowie i piśmie oraz dbałość o poprawność i jakość tworzonych tekstów; - Dbałość o szczegóły i wysoki poziom staranności w realizacji zadań; - Dobra znajomość pakietu Microsoft Office (w szczególności Word i Excel); - Komunikatywna znajomość języka angielskiego; znajomość innych języków obcych (np. niemieckiego lub rosyjskiego) będzie dodatkowym atutem. Aplikacje możliwe poprzez wypełnienienie formularza oraz przesłania swojego CV, za pośrednictwem strony: https://instytutpileckiego.traffit.com/public/form/a/0de7b27bc10f2a7e5554874f6efc4d1e2b6f343d Aplikować można do 12.05.2026 r. Pracodawca zastrzega sobie możliwość wcześniejszego zakończenia zbierania ofert i zakończenia rekrutacji. Pracodawca informuje, że skontaktuje się wyłącznie z wybranymi osobami. Instytut Solidarności i Męstwa imienia Witolda Pileckiego umożliwia zgłaszanie naruszeń prawa Procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zgodnie z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Pełna treść procedury dostępna jest na stronie BIP Instytutu Pileckiego: https://instytutpileckiego.pl/pl/procedura-dokonywania-zgloszen Godziny pracy: 8-16 Miejsce pracy: ul. Sienna 82 Link do ogłoszenia ze strony WWW Instytutu Pileckiego: https://instytutpileckiego.pl/pl/bip/rekrutacja/specjalista-specjalistka-ds-administracyjno-organizacyjnych
Warunki pracy
- Rodzaj umowy: Umowa o pracę na okres próbny
- Wymiar etatu: 1
- Zmianowość: jedna zmiana
- Data rozpoczęcia: 01.06.2026